En 30 segundos
- Antes de automatizar, medí: cuántos mensajes entran, a qué hora y cuáles se repiten.
- Las conversaciones tienen que vivir en un número de la empresa, no en el celular de alguien.
- El bot responde lo repetido; la venta y el reclamo los atiende una persona, con el resumen hecho.
Un cliente escribe a la mañana, nadie le contesta hasta la tarde y para entonces ya le compró a otro. No es mala atención: es que los mensajes caen en el celular de alguien que además hace otras diez cosas.
La solución no empieza por un bot. Empieza por saber qué está pasando hoy con tus mensajes. Esta guía te lleva de ahí a una atención ordenada, paso por paso.
Paso 1. Medí una semana
Durante una semana, anotá (o pedile a quien atiende que anote) tres cosas. No hace falta ningún sistema: una planilla alcanza.
- Cuántos mensajes entran por día y en qué horarios se amontonan.
- Cuánto tardan en contestar, sobre todo fuera del horario de oficina.
- Qué preguntan. Vas a ver que la mitad son siempre las mismas: horarios, precios, si hay stock, cómo va mi pedido.
Paso 2. ¿Dónde viven hoy tus conversaciones?
En el celular de alguien
Si esa persona está ocupada, el cliente espera. Si se va de la empresa, se lleva los chats. Y nadie sabe qué se prometió.
En un número de la empresa
Varias personas atienden la misma bandeja, se ve el historial de cada cliente y nada depende de un solo teléfono.
Ojo con las herramientas que conectan WhatsApp por fuera de la API oficial (las que se vinculan escaneando un QR para mandar mensajes masivos). Meta las detecta y puede bloquearte el número, con todos tus contactos adentro.
Paso 3. Separá lo repetido de lo que vende
Con la lista del paso 1, separá los mensajes en dos grupos:
- 01
Lo puede responder un bot
Horarios, precios, stock, estado del pedido: preguntas con respuesta conocida, que hoy le comen horas a tu equipo.
- 02
Lo atiende una persona
Ventas, presupuestos y reclamos. Ahí se gana o se pierde un cliente, y querés a alguien de tu equipo, con contexto.
Paso 4. Una sola bandeja para todos los canales
WhatsApp, Instagram y el formulario de la web suelen ir cada uno por su lado. Juntarlos en una sola bandeja (con herramientas como Chatwoot) hace que nadie tenga que revisar tres aplicaciones y que cada consulta tenga un responsable.
- 01
Número oficial
WhatsApp conectado por la API oficial de Meta: es la vía que no te bloquea el número y permite que atiendan varias personas.
- 02
Bandeja única
Todos los canales entran al mismo lugar, con el historial de cada cliente.
- 03
Bot para lo repetido
Responde al instante lo repetido del paso 3, a cualquier hora.
- 04
Pase a una persona
Cuando es una venta o un reclamo, el bot se lo pasa a tu vendedor con el resumen de lo que pidió el cliente.
La API oficial de WhatsApp tiene costos por mensaje en algunos casos (por ejemplo, cuando la empresa inicia la conversación). Conviene calcularlo antes según tu volumen, no después.
Paso 5. Antes de contratar, preguntá esto
Si vas a pedirle a alguien que te arme el bot o la bandeja, mandale estas preguntas. Las respuestas te dicen si sabe de lo que habla:
A quien te va a armar la atención por WhatsApp
Hola, antes de avanzar quiero saber: ¿lo conectan por la API oficial de WhatsApp? ¿El número queda a nombre de mi empresa? ¿Cómo pasa el bot una consulta a una persona de mi equipo? ¿Qué costos mensuales tiene, además del armado?
Si no tenés claro por dónde empezar, escribinos. Miramos con vos cómo entra hoy la atención y qué conviene ordenar primero.
¿Querés ver cómo quedaría en tu empresa?
Miramos cómo entran hoy tus mensajes y te decimos qué conviene automatizar y qué no, sin cargo.